Gérer les soumissions transmises par voie électronique
La soumission transmise par voie électronique (STVE) permet aux soumissionnaires qui souhaitent répondre à un appel d’offres d’envoyer leur soumission à un organisme municipal en ligne par le système d’appel d’offres du Gouvernement du Québec (SEAO).
Bien que la Loi modifiant diverses dispositions législatives concernant le domaine municipal et la Société d’habitation du Québec (LQ 2018, c 8) permette aux organismes municipaux, depuis avril 2018, de recevoir des soumissions par voie électronique, ce n’est que le printemps dernier que cette fonction a été rendue accessible par le Secrétariat du Conseil du trésor.
Dans l’optique où une municipalité désire donner l’occasion aux soumissionnaires potentiels de déposer une STVE, celle-ci doit s’assurer de respecter les conditions prévues aux articles 936.0.0.1 et 936.0.1.1 du Code municipal du Québec, RLRQ c. C 27.1(articles 573.1.0.1 et 573.1.0.1.1 de la Loi sur les cités et villes, RLRQ c. C-19).
À cet égard, la municipalité doit :
- S’assurer que la transmission de la STVE est effectuée uniquement par l’intermédiaire du SEAO (aucune soumission ne peut être transmise par courriel ou tout autre moyen de télécommunication);
- Accepter les soumissions papier (elle ne peut en aucun cas exiger que les soumissions soient uniquement transmises par voie électronique);
- Vérifier par l’entremise du SEAO que la soumission transmise est intègre.
Lorsque la municipalité accepte la transmission d’une STVE dans le cadre d’un appel d’offres avec évaluation qualitative (2 enveloppes), elle doit préciser que la soumission doit être transmise dans deux envois distincts; soit un premier avec tous les documents, à l’exception du prix soumis qui devra être dans le second.
L’intégrité d’une soumission
Lors de l’ouverture des soumissions, lorsqu’une municipalité tente de récupérer la STVE, le SEAO effectue une comparaison entre l’empreinte numérique du document téléchargé et celle du document prise au moment de sa transmission par le soumissionnaire. Lorsque ces dernières ne concordent pas, il sera impossible pour la municipalité d’ouvrir la soumission qui est alors jugée non intègre.
Dès lors que l’intégrité d’une soumission ne peut être établie, une municipalité doit effectuer une demande de retransmission via le SEAO. Il est important de faire cette demande le plus rapidement possible puisque le soumissionnaire dispose alors d’un délai de 2 jours ouvrables suivant cette demande pour retransmettre à nouveau ses documents, toujours via le SEAO. Si le soumissionnaire ne remédie pas à son défaut dans le délai imparti, cela entraînera le rejet automatique de sa soumission.
Une soumission retransmise dans les délais requis remplace la soumission jugée non intègre et le soumissionnaire est réputé avoir déposé ses documents aux dates et heures limites prescrites aux documents d’appel d’offres.
Les documents d’appel d’offres
Lorsqu’une municipalité entend accepter les STVE, elle doit notamment faire les mentions suivantes dans ses documents d’appel d’offres :
- Les soumissions transmises par voie électronique sont acceptées.
- La transmission d’une soumission par voie électronique doit se faire uniquement par l’intermédiaire du SEAO.
- Le fichier contenant la soumission doit être intègre. Une soumission transmise par voie électronique est considérée intègre lorsqu’il n’y a aucune différence entre l’empreinte numérique de la soumission au moment de son ouverture par le destinataire et l’empreinte numérique de la soumission au moment de sa transmission par l’expéditeur.
- Dans le cas d’une soumission transmise par voie électronique dont l’intégrité n’a pas pu être constatée lors de l’ouverture des soumissions, le soumissionnaire doit remédier à cette irrégularité en transmettant de nouveau, dans les deux jours ouvrables suivants la réception de l’avis de défaut transmit par la municipalité, la même soumission par voie électronique, et ce, avec la même empreinte numérique que la soumission initialement déposée. Une telle soumission se substitue à la soumission transmise antérieurement dès que son intégrité est constatée par la municipalité. Cette soumission est alors réputée avoir été transmise avant la date et l’heure limites fixées pour la réception des soumissions. À défaut, la soumission sera jugée non conforme et sera automatiquement rejetée.
N’hésitez pas à communiquer avec le Service d’assistance juridique qui peut vous accompagner dans le cadre de la rédaction et du traitement de vos appels d’offres.
Ce texte fait partie d’une série de 3 articles.
